La Planificación de un proyecto consiste, en esencia, en definir las actividades, estimar su duración y definir los recursos necesarios. Después se realiza la programación, cuyo objetivo es la obtención del calendario de ejecución del proyecto. Estas dos fases son previas a la ejecución en sí del proyecto.
Tan importante como esta primera fase es el control posterior, una vez que el proyecto se pone en marcha. El Seguimiento y control consiste en la obtención de los datos relativos a la evolución real del proyecto, comparando éstos con la programación inicial, tomando medidas correctivas cuando los hechos difieran de lo previsto más de lo aconsejable. Por lo tanto, esta fase se desarrolla mientras se lleva a cabo la ejecución del proyecto.
Por último, una vez ha finalizado la ejecución del proyecto es interesante realizar el análisis y la evaluación de la realización del proyecto: diferencias entre previsiones y duraciones reales de las actividades, entre presupuesto y coste real, etc. Esta última fase es crucial debido a que los principales inconvenientes en la Gestión de Proyectos no son inherentes a las técnicas en sí, sino que provienen de la capacidad y experiencia de los responsables. Por ejemplo, estimaciones de tiempo realistas, buena distribución de recursos e información adecuada a todos los participantes en el proyecto. En definitiva, analizar y evaluar los errores cometidos proporcionará una experiencia valiosa al responsable para la planificación, programación y control de proyectos futuros, aunque ya no tenga efecto sobre el proyecto que acaba de finalizar. El estudio de esta fase se escapa del alcance de este curso.
1. Análisis de viabilidad del proyecto
Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es
analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas
ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de
realizar un proyecto.
El análisis de viabilidad debe incluir al menos las
siguientes actividades:
Creación del registro de seguimiento en la herramienta de
gestión de la empresa.
Análisis previo del alcance del proyecto.
Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no
existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª
fase del proceso.
2. Planificación detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle
posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen
término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para
la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
Análisis del alcance del proyecto.
Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
Definición del plan de proyecto.
Negociación del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un
contrato que recoja todos los términos del acuerdo.
3. Ejecución del proyecto
La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las
empresas despliegan todo suKnow how y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignación de las tareas planificadas a los recursos
disponibles.
Ejecución de las tareas planificadas.
Gestión de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un
seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la
planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las
desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del
proyecto.
4. Seguimiento y control del trabajo
Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de
las más importantes para el éxito del proyecto.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de
actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados.
Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
Gestión de incidencias.
Generación de informes de seguimiento.
5. Cierre del proyecto
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de
control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el
proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de
control.
Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores
involucrados en el proyecto (stakeholders).
Realización del backup del proyecto.
Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones
iniciales.
Actualización de la base de conocimiento con todo lo
aprendido.
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